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Système automatisé · 01 sur 09

La boîte mail qui se trie seule

Vous ouvrez votre boîte, le travail est déjà fait

Les mails sont classés, les pièces jointes rangées au bon endroit, les nouveaux prospects repérés. Chaque matin, une synthèse : urgent, à répondre, pour info. Pour chaque demande, une réponse est déjà rédigée dans votre ton. Vous relisez, vous envoyez.

Réserver 30 minutes Voir le tarif
Temps gagné
3 à 5 h par semaine
Mise en place
4 à 5 semainesDu périmètre écrit au système en service
Tarif
À partir de 2 000 € HTPuis un suivi mensuel, chiffré au rendez-vous

Le constat

Une heure par jour à trier avant de commencer à travailler

Une boîte professionnelle mélange tout. Les demandes de clients, les factures fournisseurs, les relances, les lettres d’information, les pièces à classer dans le bon dossier. Chaque mail demande quelques secondes pour décider quoi en faire, et ces secondes finissent par faire une heure, souvent la première de la journée.

Le vrai coût n’est pas seulement le temps. Une demande importante noyée sous vingt notifications attend deux jours sa réponse, une pièce jointe enregistrée au mauvais endroit se cherche dix minutes le jour où il faut la retrouver, et la personne qui tient la boîte devient la seule à savoir où sont les choses.

Comment ça marche

Ce que fait le système, en quatre temps

  1. Chaque mail est lu à son arrivée

    Le système lit le message et ses pièces jointes, reconnaît l’expéditeur (client, fournisseur, prospect, administration) et comprend ce qui est demandé.

  2. Il est classé, ses pièces rangées

    Le mail reçoit son étiquette, les pièces jointes partent dans le bon dossier avec un nom clair, et un nouveau prospect est ajouté à votre suivi commercial.

  3. La réponse est préparée

    Pour chaque demande qui appelle une réponse, un brouillon est rédigé dans votre ton, à partir de vos réponses passées et des informations de vos outils. Il attend dans vos brouillons, rien ne part seul.

  4. La synthèse vous attend le matin

    Une page, trois rubriques, urgent, à répondre, pour info. Vous savez par quoi commencer avant d’avoir ouvert un seul mail.

Le partage des rôles

L’IA fait le travail, votre équipe n’a plus qu’à valider

Ce que fait le système

  • Lire et classer chaque mail entrant
  • Ranger les pièces jointes au bon endroit, bien nommées
  • Repérer les nouveaux prospects et les ajouter à votre suivi
  • Rédiger les brouillons de réponse dans votre ton
  • Préparer la synthèse du matin

Ce que vous gardez en main

  • Relire et envoyer chaque réponse
  • Trancher ce qui demande du jugement, un litige, une remise, un client mécontent
  • Signaler un mauvais classement, que nous corrigeons pendant le suivi

Mise en place

En service en 4 à 5 semaines

Le délai court du périmètre écrit au système qui tourne chez vous. Nous le construisons sur vos outils, sans vous demander d’en changer.

  1. L’échange, puis l’analyse

    Trente minutes pour voir si le système a du sens chez vous, puis une séance d’analyse d’une heure, offerte.

  2. Le cadrage du périmètre

    Ce que le système fera et ce qu’il ne fera pas, vos outils, vos règles, le moteur d’IA retenu. Tout est écrit avant de démarrer.

  3. Le développement, puis les tests

    Nous construisons le système chez nous, puis il entre dans votre quotidien, sur vos vrais dossiers, jusqu’à ce que tout tourne juste.

  4. La formation et le suivi

    Vos équipes apprennent à s’en servir. Le suivi mensuel prend ensuite le relais, maintenance, ajustements, mises à jour.

Le déroulé complet d’un projet

Tarif de mise en place

À partir de 2 000 € HT

Selon le nombre d’outils à relier et les cas particuliers de votre activité. Puis un suivi mensuel, chiffré avec vous au rendez-vous.

  • Temps gagné3 à 5 h par semaine
  • Mise en place4 à 5 semaines
  • Le systèmeIl vous appartient
Réserver 30 minutes

Un premier échange gratuit, sans engagement

Questions fréquentes

Ce que les dirigeants nous demandent sur ce système

Le système envoie-t-il des mails à ma place ?

Non. Les réponses sont préparées dans vos brouillons et c’est vous qui les envoyez. Seuls des messages sans enjeu, comme un accusé de réception, peuvent partir seuls, et uniquement si vous le décidez au moment du cadrage.

Faut-il changer de messagerie ?

Non. Le système se branche sur la messagerie que vous utilisez déjà, et vos dossiers de classement restent ceux que vous connaissez. Nous vous demandons seulement de nous montrer comment vous rangez aujourd’hui.

Que se passe-t-il quand il se trompe ?

Un mail mal classé reste dans votre boîte, rien n’est supprimé. Vous nous le signalez et nous ajustons les règles. Les premières semaines servent justement à cela : le système tourne sur vos vrais mails, et nous corrigeons jusqu’à ce que le tri tombe juste.

Qui voit passer mes mails ?

Le moteur qui fait tourner le système est hébergé sur notre propre serveur. Pour lire un mail et rédiger une réponse, le contenu est transmis au moteur d’IA retenu : nous vous disons lequel et ce qui lui est envoyé avant de démarrer, et c’est écrit dans le périmètre.

Combien coûte ce système ?

La mise en place démarre à 2 000 € HT, selon le nombre d’outils à relier et les cas particuliers de votre activité. Un suivi mensuel prend ensuite le relais (maintenance, ajustements, mises à jour quand vos outils évoluent), chiffré avec vous au rendez-vous. Le périmètre est écrit avant de démarrer.

À qui appartient le système ?

À vous. Le jour où nous arrêtons de travailler ensemble, nous installons le système chez vous, en local, et il continue de tourner. Les évolutions sont alors à votre charge, mais vous ne repartez pas les mains vides. C'est voulu : personne ne devrait rester chez un prestataire faute de pouvoir en partir.

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