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Système automatisé · 02 sur 09

Devis et factures relancés tout seuls

Plus aucun devis oublié, plus aucune facture qui traîne

Le devis part, la relance suit au bon moment. La facture arrive à échéance, le rappel part, puis un second plus ferme si besoin. Vous suivez tout dans un seul tableau et vous n’intervenez que quand il faut décrocher le téléphone.

Réserver 30 minutes Voir le tarif
Temps gagné
1 à 2 h par semaineEt de la trésorerie qui rentre plus vite
Mise en place
2 semainesDu périmètre écrit au système en service
Tarif
À partir de 2 000 € HTPuis un suivi mensuel, chiffré au rendez-vous

Le constat

Les devis qui dorment et les factures qui traînent

Un devis envoyé sans relance est un devis à moitié perdu. Le client voulait répondre, puis la semaine est passée. Relancer demande de savoir qui relancer, quand, et sur quel ton, et c’est exactement le genre de tâche qui passe après l’urgence du jour.

Côté factures, c’est la trésorerie qui paie. Une échéance dépassée qui n’est pas relancée dans les jours qui suivent devient un retard de plusieurs semaines. Beaucoup de dirigeants le savent et relancent quand même tard, parce que le suivi tient dans un tableur que personne n’a le temps de tenir à jour.

Comment ça marche

Ce que fait le système, en quatre temps

  1. Le devis part, le suivi démarre

    Dès qu’un devis est envoyé depuis votre outil, il entre dans le suivi avec sa date, son montant et son interlocuteur.

  2. La relance part au bon moment

    Sans réponse après le délai que vous avez fixé, une relance personnalisée part au client, devis joint. Une seconde suit si besoin, puis le système vous passe la main.

  3. La facture est suivie jusqu’au paiement

    À l’échéance, un rappel courtois. Quelques jours plus tard, un second plus ferme. Dès que la facture est marquée payée dans votre outil, les rappels s’arrêtent.

  4. Vous voyez tout dans un seul tableau

    Devis en attente, relances parties, factures en retard, montants en jeu. Le tableau vous dit aussi quand il faut décrocher le téléphone.

Le partage des rôles

L’IA fait le travail, votre équipe n’a plus qu’à valider

Ce que fait le système

  • Suivre chaque devis envoyé et chaque facture émise
  • Envoyer relances et rappels aux délais que vous avez fixés
  • Durcir le ton du premier rappel au second
  • Tenir le tableau de suivi à jour

Ce que vous gardez en main

  • Le choix des délais et du ton, fixés une fois pour toutes
  • L’appel au client, quand le tableau le signale
  • Les exceptions : un client en litige ou un bon payeur exceptionnellement en retard sort des relances

Mise en place

En service en 2 semaines

Le délai court du périmètre écrit au système qui tourne chez vous. Nous le construisons sur vos outils, sans vous demander d’en changer.

  1. L’échange, puis l’analyse

    Trente minutes pour voir si le système a du sens chez vous, puis une séance d’analyse d’une heure, offerte.

  2. Le cadrage du périmètre

    Ce que le système fera et ce qu’il ne fera pas, vos outils, vos règles, le moteur d’IA retenu. Tout est écrit avant de démarrer.

  3. Le développement, puis les tests

    Nous construisons le système chez nous, puis il entre dans votre quotidien, sur vos vrais dossiers, jusqu’à ce que tout tourne juste.

  4. La formation et le suivi

    Vos équipes apprennent à s’en servir. Le suivi mensuel prend ensuite le relais, maintenance, ajustements, mises à jour.

Le déroulé complet d’un projet

Tarif de mise en place

À partir de 2 000 € HT

Selon le nombre d’outils à relier et les cas particuliers de votre activité. Puis un suivi mensuel, chiffré avec vous au rendez-vous.

  • Temps gagné1 à 2 h par semaine
  • Mise en place2 semaines
  • Le systèmeIl vous appartient
Réserver 30 minutes

Un premier échange gratuit, sans engagement

Questions fréquentes

Ce que les dirigeants nous demandent sur ce système

Mes clients vont-ils recevoir des messages de robot ?

Non. Les relances partent de votre adresse, signées de votre nom, et reprennent le ton que vous employez déjà. Nous les écrivons avec vous au cadrage, et vous les relisez avant la mise en service.

Avec quel logiciel de facturation cela fonctionne-t-il ?

Avec celui que vous avez. La plupart des logiciels de devis et de facturation savent échanger avec un autre outil, et quand ce n’est pas le cas, nous partons de vos exports ou de votre tableur. Nous vérifions ce point dès l’échange découverte.

Et si le client a déjà payé ?

Dès que la facture est marquée payée dans votre outil, les rappels s’arrêtent. C’est la règle que nous testons en premier, parce qu’un rappel envoyé à tort à un client qui a payé coûte plus qu’il ne rapporte.

Pourquoi deux semaines seulement ?

Parce que le circuit est court et bien connu, un devis, une facture, des délais. Le temps passe surtout à écrire vos messages et à vérifier les cas particuliers sur vos vrais dossiers.

Combien coûte ce système ?

La mise en place démarre à 2 000 € HT, selon le nombre d’outils à relier et les cas particuliers de votre activité. Un suivi mensuel prend ensuite le relais (maintenance, ajustements, mises à jour quand vos outils évoluent), chiffré avec vous au rendez-vous. Le périmètre est écrit avant de démarrer.

À qui appartient le système ?

À vous. Le jour où nous arrêtons de travailler ensemble, nous installons le système chez vous, en local, et il continue de tourner. Les évolutions sont alors à votre charge, mais vous ne repartez pas les mains vides. C'est voulu : personne ne devrait rester chez un prestataire faute de pouvoir en partir.

Nos systèmes automatisés

Les autres systèmes

Une tâche qui revient chez vous n’est pas dans la liste ?

Ces neuf systèmes ne sont qu’une partie de ce que nous construisons. Parlons 30 minutes des tâches qui vous prennent le plus de temps.

Pour aller plus loin, lisez notre article Devis automatique, fini les calculs dans Excel

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